Praktische Tipps für Alltag, Beruf und Ehrenamt
Hallo zusammen,
die Urlaubszeit ist bald vorbei, das Wetter ist angenehmer. Die letzten Wochen waren sogar für unsere indischen Freunde in Kitzingen zu heiß. Heiß geht es auch in der KI-Entwicklung her. Dort zeichnet sich gerade eine interessante Entwicklung ab.
Viele Menschen haben inzwischen gelernt, ChatGPT oder andere KI-Systeme für einzelne Aufgaben zu nutzen. Der nächste Schritt ist, KI dauerhaft in wiederkehrende Arbeitsabläufe einzubauen.
Die entscheidende Frage lautet deshalb zunehmend nicht mehr:
„Was kann ich ChatGPT fragen?“
Sondern:
„Welche wiederkehrende Aufgabe kann ich so strukturieren, dass KI einen Teil davon jedes Mal nach einem ähnlichen Muster erledigt?“
Gerade für kleine Unternehmen, Selbstständige, Vereine und ehrenamtliche Organisationen kann das sehr interessant sein. aber auch im privaten Umfeld kannst du davon profitieren.
Dabei geht es nicht darum, Menschen aus dem Prozess herauszunehmen. KI kann bestimmte Arbeitsschritte übernehmen, vorbereiten oder beschleunigen. Die Ergebnisse werden anschließend vom Menschen geprüft und freigegeben.
Ein Beispiel aus meinem Alltag: Newsletter vorbereiten
Ich schreibe meine Newsletter selbst. KI unterstützt mich dabei allerdings an mehreren Stellen, zum Beispiel bei der Recherche und bei der finalen Durchsicht und Korrektur. Die KI schlägt vor, ich entscheide und finalisiere.
Das hilft mir auch dabei, regelmäßig einen Newsletter zu veröffentlichen, weil die zeitliche Hürde deutlich kleiner wird. Früher habe ich mich vor dem Aufwand gescheut, und das Ergebnis war: kein Newsletter…
Mein Arbeitsablauf sieht heute vereinfacht so aus:
Informationen sammeln → KI recherchiert ergänzend → KI erstellt einen Entwurf → ich prüfe, korrigiere und ergänze → KI unterstützt bei der sprachlichen Überarbeitung → ich versende den Newsletter
Ist das dann ein „KI-Newsletter“?
Für mich nicht. Die Themen und Inhalte kommen von mir. Früher habe ich gegoogelt, heute übernimmt die KI das für mich. Ich entscheide, was aufgenommen wird, prüfe die Informationen und passe den Text so an, dass er zu mir, zu meiner Sprache und zu meinen Zielgruppen passt.
KI unterstützt meinen Arbeitsprozess, sie ersetzt ihn nicht.
Und deshalb bekommst du nun wieder einen Newsletter von mir: mit deutlich weniger Arbeitsaufwand (1,5 Stunden) – und viel mehr Spaß.
KI-Tipp des Monats
Frag dich einmal:
„Welche Aufgabe mache ich immer wieder manuell?“
Das kann zum Beispiel sein:
- Informationen recherchieren und zusammenfassen
- Texte strukturieren
- verschiedene Angebote oder Dokumente vergleichen
- E-Mails oder andere Texte formulieren
- Protokolle vorbereiten
- einen ersten Entwurf erstellen
- Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenführen
Vielleicht findest du eine Aufgabe, bei der du jedes Mal nur zehn oder fünfzehn Minuten sparst.
Das klingt zunächst nach wenig. Wenn du diese Aufgabe allerdings jede Woche erledigst, kommen über ein Jahr bereits mehrere Stunden zusammen.
Noch interessanter wird es, wenn du den gesamten Ablauf einmal systematisch betrachtest.
Prompt des Monats
Dafür habe ich von ChatGPT einen kleinen Workflow-Designer entwickeln lassen.
Du beschreibst zunächst eine wiederkehrende Aufgabe. Die KI analysiert anschließend den Arbeitsablauf und zeigt dir, an welchen Stellen sie sinnvoll unterstützen kann.
Kopiere dazu einfach den folgenden Prompt in dein bevorzugtes KI-Tool, nachdem du deine Aufgabe darin beschrieben hast:
Ich möchte eine wiederkehrende Aufgabe mit KI unterstützen.
Aufgabe:
[BESCHREIBUNG]Analysiere den aktuellen Arbeitsablauf und zerlege ihn in einzelne Schritte.
Beurteile für jeden Schritt:
- Was kann vollständig durch KI unterstützt werden?
- Was sollte durch KI vorbereitet und anschließend von einem Menschen geprüft werden?
- Was sollte weiterhin vollständig beim Menschen bleiben?
- Welche Informationen benötigt die KI?
- Welche Fehler oder Risiken könnten entstehen?
Prüfe meine Aufgabenbeschreibung kritisch und gib mir Verbesserungsvorschläge.
Entwickle anschließend einen möglichst einfachen KI-gestützten Workflow.
Stelle den Workflow als folgende Kette dar:
Eingabe → KI-Aufgabe → Ergebnis → menschliche Prüfung → nächste Aktion
Ziel ist ein praktikabler Ablauf für einen normalen Arbeitsalltag, kein technisch kompliziertes System.
Mein Tipp: Nimm für den ersten Versuch keine besonders komplexe Aufgabe. Suche dir etwas, das du regelmäßig machst und bei dem du heute schon genau weißt, welche Schritte dazugehören.
Meine Erfahrung: ChatGPT hat mir mit diesem Prompt gezeigt, wo meine Schwächen liegen. Die waren vor allem Systembrüche: Ich bin viel zu oft zwischen WORD und ChatGPT hin und her gesprungen und habe dadurch viel Zeit verloren. Jetzt mache ich alles viel effizienter.
Nachdem du alles mit der KI durchgegangen bist, kannst du deine Aufgabe zukünftig deutlich einfacher durchführen.
Zusatztipp: Nimm den Prompt und füge ihn als „GPT“ (in ChatGPT) bzw. als „Gem“ (in Google Gemini) in deine KI. So hast es zukünftig ganz leicht, weitere Aufgaben bewerten zu lassen. Melde dich gerne bei Fragen.
Meine nächsten Veranstaltungen bei der VHS
19.10.2026 – KI für Einsteiger, Ammertsweiler
23.10.2026 – Sophie Scholl: Glaube, Mut und Widerstand, Mainhardt
17.11.2026 – Mensch und KI: Was uns unterscheidet, Mainhardt
28.11.2026 – Aufblühen statt Ausbrennen, Schwäbisch Hall (neu)
10.03.2027 – Sophie Scholl, Öhringen-Cappel
17.03.2027 – Mensch und KI, Öhringen-Cappel
Die Veranstaltungen sind buchbar, sobald im September der neue VHS-Katalog erscheint.
Du hast Interesse an einem Vortrag oder Workshop für deine Gruppe, deinen Verein oder dein Unternehmen?
Melde dich gerne bei mir. Ich komme auch zu dir.
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